Από την αξιολόγηση των εργασιών μέχρι τους εκθέτες, τη διαμονή και το τιμολόγιο, εννέα νέα modules εντάσσονται στην πλατφόρμα για το 2026
Στο πλαίσιο της στρατηγικής της στόχευσης στους επαγγελματίες διοργανωτές συνεδρίων (PCOs), η Eventsadmin προχώρησε στη δημιουργία νέων εργαλείων για το 2026. Για τα ιατρικά συνέδρια, που συνδυάζουν μεγάλο επιστημονικό πρόγραμμα, διεθνή συμμετοχή και ισχυρή παρουσία χορηγών και εκθετών, τα εννέα νέα modules καλύπτουν τα σημεία όπου η διοργάνωση συνήθως απαιτεί ξεχωριστά εργαλεία και πολλή χειροκίνητη δουλειά.
Ένα ιατρικό συνέδριο ξεκινά μήνες πριν από την έναρξή του, με την πρόσκληση για υποβολή εργασιών και την αξιολόγησή τους από την επιστημονική επιτροπή. Ακολουθούν οι εγγραφές ιατρών και ειδικευόμενων, η διαμονή, οι χορηγοί και οι εκθέτες, το πρόγραμμα με τις παράλληλες συνεδρίες, τα πιστοποιητικά παρακολούθησης και η τιμολόγηση σε συνέδρους και εταιρείες εντός και εκτός Ελλάδας. Πολλά από αυτά επαναλαμβάνονται κάθε χρόνο, με τις ίδιες ρυθμίσεις και τους ίδιους συνεργάτες.
Τα νέα modules
Προετοιμασία της διοργάνωσης
- Αντιγραφή από την προηγούμενη διοργάνωση. Για τα συνέδρια που επαναλαμβάνονται κάθε χρόνο, ένας οδηγός σε βήματα μεταφέρει στη νέα διοργάνωση εισιτήρια, φόρμες, θεματικές ενότητες, επιστημονική επιτροπή, ιστοσελίδα, χορηγούς και πρότυπα email, με επιλογή ανά στοιχείο. Οι ημερομηνίες ορίζονται εκ νέου.
- Προϋπολογισμός ανά συνέδριο, με έσοδα και έξοδα σε μία εικόνα.
- Hotel Bookings. Ξενοδοχεία και δωμάτια μέσα από την ίδια διαδικασία εγγραφής, ώστε ο σύνεδρος να κλείνει διαμονή μαζί με τη συμμετοχή του.
Κατά τη διάρκεια του συνεδρίου
- Interactive Agenda. Διαδραστικό πρόγραμμα με συνεδρίες, ομιλητές και αίθουσες, στο web και στο mobile app, για συνέδρια με πολλές παράλληλες αίθουσες.
- Exhibitor Management. Οι εκθέτες, που στα ιατρικά συνέδρια είναι συχνά φαρμακευτικές εταιρείες και εταιρείες ιατρικού εξοπλισμού, διαχειρίζονται από την ίδια πλατφόρμα: πακέτα συμμετοχής, στοιχεία και υλικό κάθε εκθέτη.
- Networking B2B. Οι σύνεδροι γνωρίζονται και επικοινωνούν μεταξύ τους μέσα από την πλατφόρμα, με τον διοργανωτή να ορίζει πότε ανοίγει και ποιοι συμμετέχουν.
- Polls και ερωτηματολόγια. Ψηφοφορίες και ερωτηματολόγια αξιολόγησης. Η συμπλήρωση της αξιολόγησης μπορεί να τεθεί ως προϋπόθεση για την έκδοση του πιστοποιητικού παρακολούθησης.
Τιμολόγηση
- Διεθνής χειρισμός ΦΠΑ. Για συνέδρους από πολλές χώρες, δια ζώσης ή online, η πλατφόρμα υπολογίζει τον ΦΠΑ σύμφωνα με τους κανόνες της ΕΕ που ισχύουν από το 2025, ελέγχει τα ΑΦΜ επιχειρήσεων στο VIES και εφαρμόζει αντίστροφη επιβάρυνση όπου προβλέπεται.
- e-Τιμολόγηση για την Ελλάδα. Έκδοση παραστατικών με διαβίβαση στο myDATA της ΑΑΔΕ, μέσω των διασυνδέσεων της πλατφόρμας με συστήματα τιμολόγησης.
«Στα ιατρικά συνέδρια ο όγκος είναι μεγάλος και ο χρόνος λίγος: εκατοντάδες εργασίες προς αξιολόγηση, σύνεδροι από πολλές χώρες, εκθέτες, πιστοποιητικά», δηλώνει ο Δημήτρης Τσουκάκης, ιδρυτής και CEO της Eventsadmin. «Με τα νέα εργαλεία, ένα PCO στήνει τη νέα χρονιά ενός συνεδρίου πάνω στην προηγούμενη και έχει σε ένα σημείο το επιστημονικό πρόγραμμα, τη διαμονή, τους εκθέτες και την τιμολόγηση. Ο χρόνος που κερδίζει πηγαίνει εκεί που μετράει: στο ίδιο το συνέδριο.»
Τα νέα modules συμπληρώνουν τα εργαλεία της πλατφόρμας για το επιστημονικό πρόγραμμα: online υποβολή περιλήψεων, ανάθεση αξιολογήσεων με ισόρροπη κατανομή στους κριτές και αποκλεισμό συγκρούσεων συμφερόντων, όπως η συν-συγγραφή, αίτημα αναθεώρησης προς τους συγγραφείς με τα σχόλια των κριτών, ενημερώσεις αποδοχής και απόρριψης, Book of Abstracts και πιστοποιητικά παρακολούθησης και παρουσίασης. Για τους συνέδρους που χρειάζονται visa, η πλατφόρμα εκδίδει επιστολές υποστήριξης με ηλεκτρονική επαλήθευση, ενώ τα στοιχεία διαβατηρίου αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα και διαγράφονται μετά το συνέδριο.
Σε 13 χρόνια λειτουργίας, η Eventsadmin έχει υποστηρίξει περισσότερα από 9.000 συνέδρια σε 10 χώρες. Το 2025 βραβεύτηκε στα UX|CX Awards και στα Event Awards (Best use of Event Platform).
