Πριν το συνέδριο (3-6 μήνες πριν)
– Καθορισμός στόχων και θεματολογίας
– Επιλογή ημερομηνίας και διάρκειας
– Καθορισμός κοινού-στόχου (ομιλητές, συμμετέχοντες, χορηγοί)
– Δημιουργία προϋπολογισμού με ανάλυση εξόδων και εσόδων
– Εύρεση και κράτηση κατάλληλου χώρου
– Δημιουργία οργανωτικής ομάδας και ανάθεση ρόλων
– Αναζήτηση και επιβεβαίωση ομιλητών
– Δημιουργία branding, λογοτύπου και γραφιστικού υλικού
– Δημιουργία ιστοσελίδας και social media profiles του συνεδρίου
– Έναρξη προώθησης (ανακοινώσεις, save the date, early bird προσφορές)
Κατά την προετοιμασία (1-2 μήνες πριν)
– Οριστικοποίηση προγράμματος (ώρες, ομιλίες, διαλείμματα)
– Διαμόρφωση πακέτων συμμετοχής και χορηγιών
– Συνεργασία με προμηθευτές (τεχνικός εξοπλισμός, catering, διακόσμηση)
– Οργάνωση εγγραφών (online & επί τόπου)
– Δημιουργία υλικού συνέδρου (badge, πρόγραμμα, δώρα, φάκελοι)
– Δημιουργία υλικού προβολής (βίντεο, παρουσιάσεις)
– Προετοιμασία press kit για ΜΜΕ
– Συντονισμός μετακινήσεων και φιλοξενίας ομιλητών
– Οργάνωση ομάδας υποστήριξης τη μέρα του συνεδρίου
– Διαφημιστικές καμπάνιες
Την ημέρα του συνεδρίου
– Έλεγχος χώρου και εξοπλισμού πριν την έναρξη
– Ομάδα υποδοχής στη θέση της
– Εγγραφές και διανομή υλικού
– Τεχνικός έλεγχος παρουσίασης κάθε ομιλητή πριν ανέβει στη σκηνή
– Διαχείριση χρονοδιαγράμματος
– Live κάλυψη (stories, posts, φωτογραφίες, videos)
– Ενημέρωση και εξυπηρέτηση συμμετεχόντων
– Ευχαριστήριο μήνυμα στο τέλος
Μετά το συνέδριο
– Αποστολή ευχαριστήριων email σε ομιλητές, χορηγούς και συμμετέχοντες
– Συλλογή feedback με ερωτηματολόγιο
– Απολογισμός (τι πήγε καλά, τι θέλει βελτίωση)
– Οικονομικός απολογισμός (έσοδα/έξοδα)
– Ανάρτηση φωτογραφιών & highlights
– Διατήρηση επαφής με συμμετέχοντες για επόμενες δράσεις
Άρθρο από το “Περιοδικό SYNEDRIO”, Τεύχος Φθινόπωρο / Χειμώνας 2025-2026
Οδηγός Διοργάνωσης Συνεδρίων + Εκδηλώσεων, Τεύχος 56
Μπορείτε να το διαβάσετε εδώ: www.synedrio.gr/entypo
